Zahlungsfreigabe-Regel: florianmuff.tech Vorlagen

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CEO-Fraud und Rechnungsmanipulation sind die häufigsten Betrugsarten bei KMU. Eine klare Zahlungsfreigabe-Regel: konsequent eingehalten: verhindert die meisten Fälle. Diese Vorlage definiert die Regel verbindlich.

Firmendaten

Firmenname

Datum der Einführung

Limite und Vier-Augen-Prinzip

Vier-Augen ab CHF (Betrag)

Ausnahmen gelten für (z.B. Mietkosten, Löhne)

Zeichnungsberechtigte Person 1 (Name, Funktion)

Zeichnungsberechtigte Person 2 (Name, Funktion)

Stellvertretung Person 1 (bei Abwesenheit)

Stellvertretung Person 2 (bei Abwesenheit)

Rückruf-Pflicht: neue oder geänderte Bankverbindungen

Regel: Neue IBAN oder geänderte Bankverbindungen eines Lieferanten werden IMMER telefonisch auf der bekannten (nicht der mitgesendeten) Nummer verifiziert: bevor die erste Zahlung erfolgt.

Bekannte Rückruf-Nummern (wo verzeichnet?)

Rückruf auf Nummer aus dem internen Adressbuch oder der offiziellen Website: NICHT auf die in der E-Mail angegebene Nummer.

Bestätigung per E-Mail allein genügt NICHT: auch bekannte Absenderadressen können gefälscht sein.

Bei Druck ("dringend", "heute noch", "vertraulich") immer zweimal absichern.

Regeln für Zahlungsanweisungen per E-Mail oder Chat

Zahlungsanweisungen per WhatsApp, Teams oder SMS allein sind NICHT gültig: immer schriftliche Bestätigung per E-Mail + Rückruf.

Zahlungen über CHF brauchen zusätzlich eine physische Unterschrift oder DocuSign.

Im Urlaub: Zahlungsfreigabe nur durch benannte Stellvertretung (nicht per "ad-hoc"-Delegation per Chat).

Unterschriften und Inkrafttreten

Person 1, Datum

Person 2, Datum