Abwesenheitsnotiz-Protokoll: florianmuff.tech Vorlagen

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Abwesenheitsnotizen verraten Angreifern wer abwesend ist, wer die Stellvertretung übernimmt und wann der ideale Moment für CEO-Fraud ist. Diese Vorlage definiert was erlaubt ist: und was nicht.

Was darf in eine Abwesenheitsnotiz?: Checkliste

Element	Erlaubt?	Warum
"Ich bin vom X bis Y abwesend"	Ja	Grundinformation, notwendig
Name der Stellvertretung	Ja	Notwendig für Erreichbarkeit
Direkte Telefonnummer der Stellvertretung	Ja	Notwendig, öffentliche Info
E-Mail der Stellvertretung	Ja	Notwendig
Reiseziel / Urlaubsziel	Nein	Signalisiert physische Abwesenheit, CEO-Fraud-Risiko
Detaillierter Grund der Abwesenheit	Nein	Unnötige Information
Interne Systemnamen, Projektnamen	Nein	Reconnaissance-Information für Angreifer
Handynummer auch für externe Absender	Prüfen	Je nach Funktion; GL-Handynummern nicht öffentlich

Muster-Abwesenheitsnotiz (intern)

Guten Tag

Ich bin vom [DATUM] bis [DATUM] abwesend und habe keinen Zugriff auf meine E-Mails.

Für dringende Anliegen wende dich bitte an meine Stellvertretung:
[NAME STELLVERTRETUNG]
[E-MAIL] · [TELEFON]

Ich melde mich nach meiner Rückkehr bei dir.

Freundliche Grüsse
[NAME]

Muster-Abwesenheitsnotiz (extern: verkürzt)

Thank you for your message. I am currently out of office and will respond upon my return.
For urgent matters, please contact [NAME] at [E-MAIL].

Best regards, [NAME]

Tipp: Für externe Absender eine verkürzte Version ohne Daten und Stellvertretungsdetails verwenden: oder externe Auto-Replies ganz deaktivieren (Microsoft 365: externe Absender separat konfigurieren).

GL-spezifische Regelung

Bei Abwesenheit GL: Wer übernimmt Zahlungsfreigaben?

Wer muss bei GL-Abwesenheit informiert werden (intern)?